情報整理の方法は一生の課題です。
特に今は情報の時代に生きているわけで、情報をどのように扱うかによって人生が大きく変わってくるような気がします。
情報整理とは？
じゃあ情報整理は何のために行うかといったら、結局は自分の脳を支えるためです。
本当だったら自分の頭でいろんな事を覚えておいたり、考えることが出来れば良いのですが、どうしても限界があります。
なのでメモとして後で必要なことを記録しておいたり、ノートに書きながら思考することで頭の中を整理するのです。
こういったメモやノートをとり情報整理をすることを習慣化してしまうのです。
情報整理法を決める
最も大切なのは自分なりの情報整理の方法を決めてしまうことです。
情報整理の方法は千差万別です。紙のノートが向いている人もいれば、スマホのメモアプリが向いている人もいます。
それぞれ仕事や立場だって違うし、頭の使い方だって違うので、情報整理に求めることも違います。
・習慣化出来ること
・頭の整理の役に立つこと
・後で必要な時に探せること
このような視点から自分なりの情報整理の方法を見つけて、続けていくことだと思います。
まずは手書きノート
個人的にまずおすすめが紙のノートです。
紙だと文字や図やイラストも自由に書くことが出来るので考えやアイデアがまとまりやすいし、何よりササッと書くことが出来るし、後からも見直しやすいです。
手帳でもノートでも付箋でも何でも良いが事あるごとにメモをしておくと、後から見直した時にけっこう役に立ちます。
例えばお客さんとの待ち合わせ時間でも、あるWEBサービスのIDパスワードでも、仕事のちょっとしたコツでも、思いついた事でも、乱雑に書いていても意外と必要なことを思い出すものです。
メモや情報整理をしようとした時に最も最初にやるべきなのは、使わないノートを一冊用意し、そこに時間軸に沿ったあらゆる事をメモるだけで良いと思います。
例えば新しい職場に入った時や、新しい分野を勉強する時などは、数ある情報や事象のうちどれが重要なのかの見極めが付きにくいので、とりあえず時間軸に沿ったノートを作るだけで十分です。
情報整理の方法をいろいろと試しているのですが、やはり紙のノートは最強のツールであり、とりあえず紙のノート一冊から情報整理を始めてみるのが一番です。
情報整理のアプリ
同時にスマートフォンやPCの各種アプリも使っています。
特にスケジュール管理や連絡先管理、あるいは膨大に集めてた情報を整理したり、自分だけでなく社内やチーム内での情報管理にはデジタルでの管理の方が向いているため、いろいろなアプリやソフトを試行錯誤しながら使っております。
メモアプリ
メモアプリには「Evernote」や「GoogleKeep」などがあります。
素早く立ち上げることが出来、後から情報を探す検索性にも優れています。
個人的には「Evernote」を使っています。
デジタルメモアプリの定番ですが、何しろ色んな情報をまとめておけます。いろいろなアプリを使ってみたのですが、やはりEvernoteが最も簡単で手間がかからず、後から情報の検索にも優れているのではと思っております。
様々な情報を入れてます
メモだけでなくWebサイトのブックマークが出来たり、ニュースアプリで気になった情報も共有したりと、手書きのアイデアだったりといろいろと使っています。
クラウドサービス
同時に各種クラウドサービスも使っています。
仕事上においてはどうしてもWordやExcelベースのファイルがありますし、PDF化した資料も多くあるでしょう。写真やイラストやプログラムのファイルも必要かもしれません。
そういった多種多様なファイルはPC上に置いておくのも良いですが、チーム内連携やデバイス間でシームレスに使うためにはやはクラウド上に置いておくのが良いでしょう。
チーム内Wikiなど
これは社内などチームでの情報管理に使います。
チームで共有したいノウハウや業務ワークフローなどをクラウドやサーバー上にまとめておくのに便利なツールです。
まあWordやパワポなどで作って共有しても良いのですが、こっちの方がMarkdown形式で見やすかったり、チーム別に管理出来たりとより優れている点があります。個人的なメモとしても使えることができます。
カレンダーと連絡先
カレンダーのスケジュール管理や連絡先管理などはスマホとの相性が良いです。
例えばGoogleカレンダーでスマホとPCで同じようにスケジュールを見ることが出来ますし、リマインダー通知設定をしておけば予定について忘れません。相手先も設定しておけば電話やメールでそのまま連絡することが出来ます。
メールとSNS
相手と情報のやりとりをするのがMailやSNSです。
以前はビジネスにおいてはメールが基本でしたが、今やslackやchatworkといったコミュニケーションツールも一般的になりLineやFacebook Messengerも使われています。
あるいはTwitterやFacebookでの情報収集ややり取りも頻繁に行われるようにSNS全般が情報整理にとても重要となっています。
Twitterもメモ代わり
個人的にはTwitterもメモ代わりに大いに使っております。
その他各種アプリがあります。例えばAmazonで欲しいものをリストに入れたり、GoogleMapで行きたい場所を登録したり、ニュースアプリやWebサイトで気に入った情報をチェックしたりと情報整理にはさまざまな方法があります。
ツールに溺れない
このように今の時代は情報に溢れています。
一方で情報整理に追われ、情報の海に溺れてしまいがちになります。
あるいはこういった情報整理のツールを使うことが目的化してしまい、それだけで満足してしまうことも多々あるなと感じています。
もう一度情報整理の本質的なところを見直しましょう。
・習慣化出来ること
・頭の整理の役に立つこと
・後で必要な時に探せること
この視点で自分に合った情報整理の方法を見直しましょう。
情報整理で大切なこと
ここでメモや情報整理のためのツールにおいて重要なことを考えておきたいと思います。
①シンプルであること
これは何よりも重要な点だと思う。
情報を整理して細かく分けすぎると、その情報がどこにあるかが分からなくなってしまいがちになるので、情報整理はほどほどにしておくのが良い。
例えばメモとカレンダーを併用している場合、ある予定が入った時にどちらに書けば良いのか迷ってしまうようでは困る。
そのような情報でも一貫して後から探せるようにするのが大切であり、情報を整理し過ぎて分からなくなってしまうようだったらシンプルに一つのノートにしておく位が逆に良いと思う。
書くべき必要がある時に、即座に書けるのがとにかく大事なのだ。お客さんや電話を前にした時にマゴつくことなく書けること。何かを思いついた時に即座に書けること。
あるいは書いた事を見直す時にすぐに開けること。勉強ノートでも同じであるが、メモやノートは必要な時に見直すことが大切であり、そういった時に手軽に、簡単に、速く、開けることが何よりも重要なのである。
②後から探したり、見直しやすいこと
情報が少ないうちは時間軸に沿った紙のノートだけでも、必要な情報にすぐにたどり着ける。
しかし情報が増えてくると、ある程度整理していかないと、膨大な情報に埋もれてしまう。
例えば顧客ごとにインデックスで分けたノートを作るだとか、重要なところに付箋をはるとか、個々人の特性に合わせて何らかの整理の方法を考えるのが良い。
③自分の環境に合わせること
メモアプリだけでもiPhoneの純正メモやらEvernoteやらGoogleKeepやらあって、さらにスケジュール管理ソフトや各種クラウドなどファイルで共有する仕組みがあり、メールやSNSで情報のやり取りもあり、とにかく情報整理のためのツールで溢れていて、少し油断すると文字通り情報の海に溺れてしまいます。
あるいは情報ツールを使うことが目的になってしまい、自分の仕事なり役目なりにおける本来の目的を見失いがちになってしまいます。
メモにしても情報整理にしても、本来の自分の目的なりを支えたり行動の指針とするためのものなので、その辺りのことを見失わないにしながら、そのルーティンを考えるの大切だと思います。