携帯なる投資家

ペーパーレス化の方法

コロナ禍で在宅勤務が多くなると紙書類の扱いに困る。

ましてや元々紙ベースの職場だとその紙の量と整理がとても大変だ。

大切なのは紙に書かれている情報であり、その紙自体ではない。(もっとも契約書自体と捺印が重要だったりもするけど、、。)

紙自体は出来る限り減らすのが今の正解であり、ペーパーレス化を進めることは多くのオフィスに課された課題である。

そしてペーパーレス化を進めるにあたって最も大切なのがPDFの使い方だ。

PDFとはPortable Document Formatの略であり、ファイル形式の一つである。

もちろんお馴染みであると思うが、実際のメリットなり具体的な使い方になると知らないところが多く、なかなか効率的に使えているとは言い難い。

この記事ではPDFを効率的に使うことで、ペーパーレス化を進めることを考えたいと思う。

PDFを使う理由

まずPDFの特徴は「作成元文書のレイアウトや書式をそのまま忠実に再現し表示・印刷ができる」ことにある。

これは一回PDFにしてしまえば、PC、スマホ関係なく同じ文書を再現可能で、印刷した文書をやり取りするのと同じである。

WordやExcelファイルだとその設定等が違うと異なるレイアウトになりがちだが、PDFだとまったく同じレイアウトのまま文書を残せるのだ。

いちおう文字フォントに関しては変更可能だったりもするので、そのあたりも気を配る必要がある。

言うならば「電子上の紙」のようなものと考えると理解しやすく、そのメリットを活かして様々な場面で使われている。

例えば紙ベースの書類やパンフレットなどをWeb上でやり取りする場面だ。

実質的に紙で配布するのと同じことなので、時間的にも金銭的にも印刷のコストが無くなり多くの場面で使われている。

PDFに書き込む

また、この「電子上の紙」であるPDFは書き込めるというメリットもある。

例えば難しい文書や論文に対して手書きで注釈を付けたり、公用の書類に対して記入部分だけ文字入力が出来たりする。

特にiPadなどタブレットが登場したことで、ApplePencilを使いながら大量の文書をPDFのまま読み込む＆書き込むことが可能になり、これは文書の取り扱い方を一変させてしまったと考えている。

紙とのメリット・デメリットはあると思うが、少なくとも物理的にスペースを必要としないというメリットは大きく、これを使いこなすことは大切である。

また「電子上の紙」とはいっても、あくまで電子データであることから文書内検索が出来るので、膨大な文書から必要箇所を見つけ出すことも簡単だ。

PDF文書なら自動翻訳も出来る。
例えば「Google翻訳」を使えば、英語や中国語の文書もある程度読めるくらいには翻訳出来る。

PDFを作成する

PDF自体はあらゆる方法から作成しやすい。

例えばWordやExcelからPDF形式で保存が出来るし、ChromeなどブラウザソフトでWebページをPDFで保存することも出来る。

一からPDF形式の文書を作成するならAdobe Acrobatが公式的な存在であるが、フリーソフトなどもあり、作成の仕方はいろいろとある。

また、紙からPDFも作成出来る。

基本的にコピー機には紙をPDF化する機能が付いているし、ScanSnapというPDF化に適したスキャナーもある。

以前「自炊」ということが流行ったが、本や雑誌などをスキャンして電子データとして残すという方法もまさにこのことである。

現在ではスマホのカメラで撮った文書をそのままPDF化出来るアプリなどもあり、紙からPDFにする方法はより容易くなっている。

これらを使いこなして紙文書をPDFで保存しておくことが、ペーパーレス化を進める上では大切だ。

ただ電子データも膨大なものとなったりするので、セキュリティ面を含めてクラウドストレージサービスの利用など保存方法も含めて検討することが必要となってくる。

PDFを編集する

個人的にはあまり重要視してないが、PDF自体を編集する方法もある。

上記の「PDFに書き込む」と似ているが、これは元のPDF文書自体を編集してしまうことであり、印刷物自体を変えてしまうことにあたる。

PDFというのは文書を印刷するのと同じである。

なので編集に関しては元データであるWordなりExcelファイルなりを編集してしまうというのが基本であり、これこそがPDFの性質を理解するのにつながると思う。

言うならばPDF自体は編集を行うにはあまり適していない。相手方の編集を前提にPDFデータを渡すことはあまりしないので注意したい。

そもそも情報収集とは

情報収集とは、所詮それ以上でもそれ以下のでもない。

と思っています。

情報収集はあくまで情報を集めるだけのことであり、結局はそれを元に感じたり考えたり、行動しなければ何の意味もないと思っています。

情報を集めるよりも適切な意思決定をすることが大切であり、意思決定のための材料を集めるようなことが情報収集なのです。

１.自分の周りに興味をもつ

その意味でいうと、最も大切にすべきなのは自分の周りの仕事や生活や遊びの中での情報収集です。

ただぼーっとするのではなく、周りのことを好奇心を持って見て、考えて、何かしらを感じるようにすることが情報収集の基本だと思います。

仕事をしていてもその事の要点であったり、根本的な意味合いであったり、それが社会的にどのような影響があるかとか頭を動かしながら情報を読み取るのです。

あるいは同僚や上司であったり、お客さん、あるいはプライベートの友達や家族の話に耳を傾けます。

生活の中でも物価のことであったり、人の動きを考えたり
して、そしてたまには旅行をしたり、新しい行動をしたりして新たな視点を取り入れたりすることだと思います。

ツールに頼る前に、自分の目の前ことから情報収集をする習慣をつけることが大切だと思います。

２.自分の専門に詳しくなる

情報収集で優先すべきは自分の専門です。

結局は仕事なり生活なりの行動に活かすことが重要なので、それらに直接関係する情報を集めることが手っ取り早く、優先順位が高いのです。

例えば仕事で知らないことや気になったことがあったらそれについてスマートフォンなりで検索して専門的な情報を集めたりします。

あるいはその分野の専門書を読んで勉強したり、専門雑誌や専門新聞を定期購読したり、SNSでその分野の第一人者をフォローしたりします。

情報とは中毒性の高いものでありSNSやネットニュース、マスメディアの流す情報に踊らされがちですが、それよりも自分の専門や興味がある分野の情報を集めたほうがよっぽど有益です。

３.マスメディア

とはいえ、マスメディアからの情報も役に立ちます。

テレビやネットなりのニュースは世論であり世の中の流れなのです。あるいは自分の専門外の情報です。

ただ、大切なのは自分の視点で考えることです。

情報を鵜呑みにせずに、自分の持っている専門的な視点からニュース背景を読み取ったり、自分の仕事や生活に活かせないかと考えながら見ることです。

今の時代マスメディアも複雑です。

マスコミといえばテレビ、新聞、ラジオ、雑誌といった旧来のメディアを指しますが、同時にそれらによる情報はネット上にも流れています。

例えば週刊文春が雑誌にスクープを載せれば、それはWebサイトに掲載されTwitterなりまとめサイトなどで拡散されます。わざわざテレビや雑誌などを見ずともそれらの情報を得られるのです。

それでもテレビを見たり新聞を買ったりするのは、どちらかというとUI(ユーザーインターフェイス)の問題であり、スマホよりも大きな画面や紙面で見ることによるメリットによることが大きいと思います。

もちろん新聞社やテレビ局による情報の見せ方や思想的な違いもあるかとは思います。個人的には出来るだけ傾きがないよう平行に情報を集めたいと思っているので、特定の会社の新聞を読むよりも幅広く、外国の視点の記事なども含めて読んだほうが良いと思います。

そしてそれらニュースの触れ方にしてもテレビで視るとなるとコメンテーターのどうでもよい意見ばかりが耳に入るため、時間がもったいないです。

RSSやGoogleアラートなどを使って情報を自動収集したり、Twitterで新聞社のアカウントをフォローする方が効率が良いでしょう。

個人的にマスメディアで役に立つかなと思うのは雑誌とラジオです。

雑誌は新聞やテレビよりもより専門的で踏み込んだ内容が多く、仕事や生活や趣味に役立つ情報が多いです。

dマガジンやAmazonPrimeや楽天マガジンといった電子書籍サービスは月々安い値段で様々な雑誌を読めるためコスパがとても良いです。

ラジオに関しては別のことをやりながら聴けるというメリットがあります。

radikoがあればスマートフォンで時間を気にせず番組を視聴出来るので便利です。

4.SNS

SNSはTwitterやFacebookが主です。広い意味で考えるとYouTubeやメールマガジンも含まれるかもしれません。

SNSのメリットはマスメディアを通さないで情報を得られること。そして相手と直接コミュニケーション出来ることです。

そしてデメリットは玉石混合であることです。

個人的にはどうしてもノイズが多くなってしまうと思っているので、情報収集にはあまり使いません。

特に商品情報であったりとか趣味の分野では、それに詳しい人が質の高い動画を出しているので、それらのチャンネルを登録しています。

５.幅広い知識と経験が重要

情報収集とは結局はそれまでの知識とか経験の積み重ねによるところが大きいと思います。

同じ情報に触れたとしても、それから得られるものというのは人によって違います。

ある人はその背景なりポイントを理解して要点をつかむのが上手く、ある人はズレた感想を述べてしまう。もちろん感想などは各人の自由な発想によるものですが、少なくとも情報収集の点においてはポイントをつかむというのは重要です。

個人的に情報収集で大事だと思っている点はある思想なり考えなりに偏ることなく、出来るだけフラットに情報を読取ることです。

これらを出来るようにするには前提として幅広い知識というのが大切なのです。

情報整理の方法は一生の課題です。

特に今は情報の時代に生きているわけで、情報をどのように扱うかによって人生が大きく変わってくるような気がします。

情報整理とは？

じゃあ情報整理は何のために行うかといったら、結局は自分の脳を支えるためです。

本当だったら自分の頭でいろんな事を覚えておいたり、考えることが出来れば良いのですが、どうしても限界があります。

なのでメモとして後で必要なことを記録しておいたり、ノートに書きながら思考することで頭の中を整理するのです。

こういったメモやノートをとり情報整理をすることを習慣化してしまうのです。

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