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【ペーパーレス】
PDF使い方いろいろ

ペーパーレス化の方法

コロナ禍で在宅勤務が多くなると紙書類の扱いに困る。

ペーパーレスじゃない職場

ましてや元々紙ベースの職場だとその紙の量と整理がとても大変だ。

大切なのは紙に書かれている情報であり、その紙自体ではない。(もっとも契約書自体と捺印が重要だったりもするけど、、。)

紙自体は出来る限り減らすのが今の正解であり、ペーパーレス化を進めることは多くのオフィスに課された課題である。

そしてペーパーレス化を進めるにあたって最も大切なのがPDFの使い方だ。

PDFファイル

PDFとはPortable Document Formatの略であり、ファイル形式の一つである。

もちろんお馴染みであると思うが、実際のメリットなり具体的な使い方になると知らないところが多く、なかなか効率的に使えているとは言い難い。

この記事ではPDFを効率的に使うことで、ペーパーレス化を進めることを考えたいと思う。

PDFを使う理由

まずPDFの特徴は「作成元文書のレイアウトや書式をそのまま忠実に再現し表示・印刷ができる」ことにある。

これは一回PDFにしてしまえば、PC、スマホ関係なく同じ文書を再現可能で、印刷した文書をやり取りするのと同じである。

WordやExcelファイルだとその設定等が違うと異なるレイアウトになりがちだが、PDFだとまったく同じレイアウトのまま文書を残せるのだ。

いちおう文字フォントに関しては変更可能だったりもするので、そのあたりも気を配る必要がある。

言うならば「電子上の紙」のようなものと考えると理解しやすく、そのメリットを活かして様々な場面で使われている。

例えば紙ベースの書類やパンフレットなどをWeb上でやり取りする場面だ。

実質的に紙で配布するのと同じことなので、時間的にも金銭的にも印刷のコストが無くなり多くの場面で使われている。

PDFに書き込む

また、この「電子上の紙」であるPDFは書き込めるというメリットもある。

例えば難しい文書や論文に対して手書きで注釈を付けたり、公用の書類に対して記入部分だけ文字入力が出来たりする。

特にiPadなどタブレットが登場したことで、ApplePencilを使いながら大量の文書をPDFのまま読み込む&書き込むことが可能になり、これは文書の取り扱い方を一変させてしまったと考えている。


紙とのメリット・デメリットはあると思うが、少なくとも物理的にスペースを必要としないというメリットは大きく、これを使いこなすことは大切である。

また「電子上の紙」とはいっても、あくまで電子データであることから文書内検索が出来るので、膨大な文書から必要箇所を見つけ出すことも簡単だ。

PDF文書なら自動翻訳も出来る。
例えば「Google翻訳」を使えば、英語や中国語の文書もある程度読めるくらいには翻訳出来る。

PDFを翻訳

PDFを作成する

PDF自体はあらゆる方法から作成しやすい。

例えばWordやExcelからPDF形式で保存が出来るし、ChromeなどブラウザソフトでWebページをPDFで保存することも出来る。

一からPDF形式の文書を作成するならAdobe Acrobatが公式的な存在であるが、フリーソフトなどもあり、作成の仕方はいろいろとある。

また、紙からPDFも作成出来る。

基本的にコピー機には紙をPDF化する機能が付いているし、ScanSnapというPDF化に適したスキャナーもある。

以前「自炊」ということが流行ったが、本や雑誌などをスキャンして電子データとして残すという方法もまさにこのことである。

現在ではスマホのカメラで撮った文書をそのままPDF化出来るアプリなどもあり、紙からPDFにする方法はより容易くなっている。

これらを使いこなして紙文書をPDFで保存しておくことが、ペーパーレス化を進める上では大切だ。

ただ電子データも膨大なものとなったりするので、セキュリティ面を含めてクラウドストレージサービスの利用など保存方法も含めて検討することが必要となってくる。

PDFを編集する

個人的にはあまり重要視してないが、PDF自体を編集する方法もある。

上記の「PDFに書き込む」と似ているが、これは元のPDF文書自体を編集してしまうことであり、印刷物自体を変えてしまうことにあたる。

PDFというのは文書を印刷するのと同じである。

なので編集に関しては元データであるWordなりExcelファイルなりを編集してしまうというのが基本であり、これこそがPDFの性質を理解するのにつながると思う。

言うならばPDF自体は編集を行うにはあまり適していない。相手方の編集を前提にPDFデータを渡すことはあまりしないので注意したい。

情報収集のやり方

そもそも情報収集とは

情報収集とは、所詮それ以上でもそれ以下のでもない。

と思っています。

情報収集はあくまで情報を集めるだけのことであり、結局はそれを元に感じたり考えたり、行動しなければ何の意味もないと思っています。

情報を集めるよりも適切な意思決定をすることが大切であり、意思決定のための材料を集めるようなことが情報収集なのです。

1.自分の周りに興味をもつ

その意味でいうと、最も大切にすべきなのは自分の周りの仕事や生活や遊びの中での情報収集です。

ただぼーっとするのではなく、周りのことを好奇心を持って見て、考えて、何かしらを感じるようにすることが情報収集の基本だと思います。

仕事をしていてもその事の要点であったり、根本的な意味合いであったり、それが社会的にどのような影響があるかとか頭を動かしながら情報を読み取るのです。

あるいは同僚や上司であったり、お客さん、あるいはプライベートの友達や家族の話に耳を傾けます。

生活の中でも物価のことであったり、人の動きを考えたり
して、そしてたまには旅行をしたり、新しい行動をしたりして新たな視点を取り入れたりすることだと思います。

ツールに頼る前に、自分の目の前ことから情報収集をする習慣をつけることが大切だと思います。

2.自分の専門に詳しくなる

情報収集で優先すべきは自分の専門です。

結局は仕事なり生活なりの行動に活かすことが重要なので、それらに直接関係する情報を集めることが手っ取り早く、優先順位が高いのです。

例えば仕事で知らないことや気になったことがあったらそれについてスマートフォンなりで検索して専門的な情報を集めたりします。

あるいはその分野の専門書を読んで勉強したり、専門雑誌や専門新聞を定期購読したり、SNSでその分野の第一人者をフォローしたりします。

情報とは中毒性の高いものでありSNSやネットニュース、マスメディアの流す情報に踊らされがちですが、それよりも自分の専門や興味がある分野の情報を集めたほうがよっぽど有益です。

3.マスメディア

とはいえ、マスメディアからの情報も役に立ちます。

テレビやネットなりのニュースは世論であり世の中の流れなのです。あるいは自分の専門外の情報です。

ただ、大切なのは自分の視点で考えることです。

情報を鵜呑みにせずに、自分の持っている専門的な視点からニュース背景を読み取ったり、自分の仕事や生活に活かせないかと考えながら見ることです。

今の時代マスメディアも複雑です。

マスコミといえばテレビ、新聞、ラジオ、雑誌といった旧来のメディアを指しますが、同時にそれらによる情報はネット上にも流れています。

例えば週刊文春が雑誌にスクープを載せれば、それはWebサイトに掲載されTwitterなりまとめサイトなどで拡散されます。わざわざテレビや雑誌などを見ずともそれらの情報を得られるのです。

それでもテレビを見たり新聞を買ったりするのは、どちらかというとUI(ユーザーインターフェイス)の問題であり、スマホよりも大きな画面や紙面で見ることによるメリットによることが大きいと思います。

もちろん新聞社やテレビ局による情報の見せ方や思想的な違いもあるかとは思います。個人的には出来るだけ傾きがないよう平行に情報を集めたいと思っているので、特定の会社の新聞を読むよりも幅広く、外国の視点の記事なども含めて読んだほうが良いと思います。

そしてそれらニュースの触れ方にしてもテレビで視るとなるとコメンテーターのどうでもよい意見ばかりが耳に入るため、時間がもったいないです。

RSSやGoogleアラートなどを使って情報を自動収集したり、Twitterで新聞社のアカウントをフォローする方が効率が良いでしょう。

個人的にマスメディアで役に立つかなと思うのは雑誌とラジオです。

雑誌は新聞やテレビよりもより専門的で踏み込んだ内容が多く、仕事や生活や趣味に役立つ情報が多いです。

dマガジンやAmazonPrimeや楽天マガジンといった電子書籍サービスは月々安い値段で様々な雑誌を読めるためコスパがとても良いです。

ラジオに関しては別のことをやりながら聴けるというメリットがあります。

radikoがあればスマートフォンで時間を気にせず番組を視聴出来るので便利です。

4.SNS

SNSはTwitterやFacebookが主です。広い意味で考えるとYouTubeやメールマガジンも含まれるかもしれません。

SNSのメリットはマスメディアを通さないで情報を得られること。そして相手と直接コミュニケーション出来ることです。

そしてデメリットは玉石混合であることです。

個人的にはどうしてもノイズが多くなってしまうと思っているので、情報収集にはあまり使いません。

特に商品情報であったりとか趣味の分野では、それに詳しい人が質の高い動画を出しているので、それらのチャンネルを登録しています。

5.幅広い知識と経験が重要

情報収集とは結局はそれまでの知識とか経験の積み重ねによるところが大きいと思います。

同じ情報に触れたとしても、それから得られるものというのは人によって違います。

ある人はその背景なりポイントを理解して要点をつかむのが上手く、ある人はズレた感想を述べてしまう。もちろん感想などは各人の自由な発想によるものですが、少なくとも情報収集の点においてはポイントをつかむというのは重要です。

個人的に情報収集で大事だと思っている点はある思想なり考えなりに偏ることなく、出来るだけフラットに情報を読取ることです。

これらを出来るようにするには前提として幅広い知識というのが大切なのです。

【アプリ&ノート】
情報整理法とツール

情報整理の方法は一生の課題です。

特に今は情報の時代に生きているわけで、情報をどのように扱うかによって人生が大きく変わってくるような気がします。

情報整理とは?

じゃあ情報整理は何のために行うかといったら、結局は自分の脳を支えるためです。

情報整理の目的

本当だったら自分の頭でいろんな事を覚えておいたり、考えることが出来れば良いのですが、どうしても限界があります。

なのでメモとして後で必要なことを記録しておいたり、ノートに書きながら思考することで頭の中を整理するのです。

こういったメモやノートをとり情報整理をすることを習慣化してしまうのです。

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【買い方】iPhone
買うならおすすめは?

iPhoneはスマートフォンの代名詞です。

2007年の発売以来進化をつづけていて、さまざまな新しい技術を詰め込んだスマートフォンとして、世界中の多くの人々の生活を変えてしまっている製品です。

iPhoneを買う理由

さて、iPhoneを購入するにあたりどのiPhoneを選ぶか問題という悩みがありますが、それ以前にAndroidとどちらにするか問題もあると思います。

個人的にiPhoneを選ぶ最も大きな理由は、新しいiPhoneに変えたとしても同じ使用感(いわゆるユーザーインターフェイスというものです)で使えることが出来、古いiPhoneからのデータ移行がとても簡単だからです。

あまりにも簡単に移行でき、使用感も同じなので新しいiPhoneに変えた感じがしない

あるいは同じAppleのMacやiPadといった製品ともシームレスに情報のやり取りが出来るという点もあります。

これはクラウド上にデータを保存することが全盛期の今においてとても重要な点であり、技術的な設定などにおいてあまり悩まないで済むのです。

最新のiPhone

最新のiPhone

現在、appleにより売り出されているiPhoneの最新機種は「iPhone11」「iPhone11 Pro」「iPhone11Pro Max」および「iPhoneSE(第2世代)」となります。

位置付けとしては「iPhone11」「iPhone11 Pro」になるほど上位機種であり、「iPhoneSE」は廉価版です。

iPhoneの価格とギガ容量

各iPhoneの容量ごとの価格です。

64G 128G 256G 512G
iPhoneSE
(第2世代)
44,800 49,800 60,800
iPhone11 74,800 79,800 90,800
iPhone11
Pro
106,800 122,800 144,800
iPhone11
ProMax
119,800 135,800 157,800

いずれも64Gのapple公式での価格。税別

個人的には通常的に使うならiPhoneSEが良いかなと思います。特に128Gのものは容量からもコスパがとても良いです。

一方、カメラなりモニターなりより高性能なiPhoneを求めたいならiPhon11ProかそのMax版です。もちろん値段がはるのですがその分高機能さが魅力です。

コスパ最強の「iPhoneSE」

一方、「iPhoneSE(第2世代)」日常における基本的な機能は充実しています。

iPhoneSE

スマートフォンの頭脳に当たるチップはiPhone11 Proと同じ「A13 Bionicチップ」ですし、Suicaなどが使えるApplePayも使えます。防水防塵機能もありますし、ワイヤレス充電も出来ます。

厳密に言うと、同じ防水機能でもiPhone11Proは深さ4mで30分耐水のところ、iPhoneSEだと深さ1mで30分耐水と劣りますが、実生活上においては困ることは無いでしょう。

つまりよりカメラ性能であるとか、モニターやその他諸々においてより高度なものを求めたいならばiPhone11ProやiPhone11なのですが、日常生活上においてスマートフォンに付いてほしい機能を求めるならばiPhoneSEで十分といえるのです。

上位機種との価格差を考えると、iPhone11Proの約半額である5万円前後で買えてしまうiPhoneSE(第2世代)はやはりコスパ的にも優れているのです。

値段の違いはカメラ?

じゃあこれらの値段の違いはなにかと言ったら、ずばりカメラの違いによるものが大きいです。

もちろん機能面であったりサイズ感の違いも色々とありますが、最も差があるのはカメラです。

見た目としても、iPhone11 Proの背面を見ると3つのカメラがあります。

iPhoneSEのカメラは「広角:ƒ/1.8絞り値」の一つのカメラだけなのですが、iPhone11だと「超広角:ƒ/2.4絞り値」が付き、さらにiPhone11 Proだと「望遠:ƒ/2.0絞り値」が付きます。

この3つのカメラがあることで、超広角や望遠の画像が撮ることが出来るのです。

さらにiPhone11、iPhone11 Proでは「ナイトモード」が付いているので、夜景写真もボケにくくく綺麗に撮れます。

カメラを重視するならGoogleのPixel 3aもおすすめです。価格的には5万円以下なのに夜景モードなどで美しい写真が撮れます。

電池持ちの差もあるのでは?

実は大きな差となるんじゃないと考えているのが、電池持ちの差です。

これは単なる電池容量だけでなく、iPhone自体の消費電力であったり個人の使用方法によって総合的に変わってくるので何とも言えないところがあるのですが、基本的にiPhone11やiPhone11Proの方がiPhoneSEに比較してだいぶ電池持ちは良いです。

iPhoneSEにしても消費電力が少ないアプリなどを中心に使っている場合は1日くらいは持ちます。

しかし、カメラを使ったり、ゲームを多くやったりする場合にはiPhoneSEの電池だと心もとないです。

カメラやモニター自体の性能の差もありますし、写真や動画を多く撮ったり、ゲームや映像の美しさを重視する場合は、電池持ちの点からもiPhone11以上の機種が良いと思います。

モニターの大きさと性能

サイズ 解像度 モニター
iPhoneSE
(第2世代)
4.7インチ 1,344×750 Retina HD
LCD
iPhone11 6.1インチ 1,792×828 Liquid Retina HD
LCD
iPhone11
Pro
5.8インチ 2,436×1,125 Super Retina XDR
OLED
HDR
iPhone11
ProMax
6.5インチ 2,688×1,242 Super Retina XDR
OLED
HDR

サイズ面からもiPhone11とiPhone11ProMaxだと6インチ以上の大画面でありゲームや映像におすすめですし、モニター性能で観てもiPhoneSEとは差が出てきます。

iPhoneのおすすめの買い方

さて、ここでiPhoneの買い方について紹介します。

現在のiPhoneの買い方として、①携帯キャリアでiPhoneを買うのと②simフリーのiPhoneを買うという方法があります。

とはいえ、携帯キャリアで買ったものも即simフリー化出来ますし、simフリーのiPhoneに通信キャリアのsimカードを入れて使うことも出来ますので、実質的に機種自体の違いはありません。

違いとしては支払い金額であったりとか分割金額であったりとか機種代金の違いとなります。

少し前まではMNPなどを行うと機種代金が大幅に割り引かれたり、キャッシュバックなどがあったのですが、その辺りも規制されているため、代金の違いもだいぶ少なくなっています。

携帯キャリアで購入がお得な場合

現在の携帯キャリアでのiPhone購入でお得な割引は

  • MNP/新規による割引
  • おかえしプログラム等の割引
  • 公式オンラインストアでのキャンペーン

くらいとなっております。

通信キャリアで購入が良いのはMNP/新規で乗り移るのを前提とし、2年間使ったら今の機種を返却し新しい機種に変えるようなヘビーユーザーだとお得です。

通信量の面でも、ギガが多いヘビーユーザーだと携帯キャリア回線の方が良いでしょう。

各携帯キャリアのオンラインストアだと手数料が無料になったり、事あるごとに割引キャンペーンがあったりするのでおすすめです。

simフリーiPhoneがお得な場合

一般的にはsimフリーiPhoneを買って、格安simを入れて使うのがお得です。

simフリーiPhoneの購入場所は

  • 公式appleストアで買う
  • 家電量販店で買う
  • メルカリやヤフオクもあり

などがあります。

基本的には公式appleストアで買うことが多いですが、ヨドバシカメラとビックカメラでもsimフリーiPhoneが購入出来るようになりました。

今回、iPhoneSE(第2世代)はビックカメラ.comで購入しました。Apple公式よりも到着が早そうだったし、ビックポイントも付きました。

実際、どちらがお得なのかシュミレーションしてみました。

iPhoneSE(第2世代) 128G
月々のデータ容量  3G
5分or10分の無料通話をつける

①ドコモで購入した場合

②appleで購入し格安Simで運用

iPhoneのメリット

iPhoneの使い方

【レビュー】Xiaomi
スマートバンド
「Mi Band3」の使い方

この度、スマートウォッチを購入した。

中国のappleと呼ばれているXiaomi(小米科技)のMi Band3という商品だ。

正確には、スマートウォッチというよりもウェアラブル端末でありスマートバンドというカテゴリーのようであるが、腕時計のように手首に付けて時間やスマートフォンへの着信通知を確認することが出来るので、実質的にはスマートウォッチのようなものだ。

3千円台で買える価格の上に、機能としても十分だった

実際に使ったレビューをしてみる。

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エクセルの使い方

Excelはやはり欠かせません。

無料で色々と出来るGoogleスプレッドシートはもちろん便利だけど、僕のようなレガシーな業界に勤める身としては、Excelで集計したり、計算したり、表や書類を作ったりと縦横無尽に使う道があるのです。

Excelこそがディファクトスタンダードであり、ぜったいに使いこなせることが必要な必須項目なのです。

目指せエクセル職人

世の中にはエクセル職人という言葉があります。

・ショートカットキーで自由自在に操作出来る
・色々な関数を知っていて複雑な式が書ける
・美しく見やすい表やグラフを作成出来る
・ピポットテーブルでテータ分析が出来る
・マクロで自動化出来たりVBAも書ける

などが出来てもはや職人と言えるほどエクセルの使い方に精通していて、職場でも重宝される人です。

しかし、その弊害もあります。

その職人技術が高度過ぎて、表やデータが複雑なものとなってしまっているために、職人以外では理解出来る人が居ないという状態となりうることがあるのです。

そしてまた、エクセルは目的ではなく手段です。

表やデータというのは、あくまで営業や生産管理あるいは経営という目的のための手段であり、美しいグラフやエクセル方眼紙のために無駄に作業時間を増やすというのは本末転倒であり、しいては日本のホワイトカラーの生産性の低さにもつながることなのです。

例えば、美しく整理された表を作るために何度もプリント印刷を繰り返すような職場は注意が必要です。そのような職場の場合、おそらくエクセルの使い方にも無駄が散見されるんじゃないかなと推測されます。

Hello world!

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Pocket最強説

2013-04-27_08h56_29.png
さてお久しぶりなのですが、
GoogleReaderがサービスを終了するんですってね。
なので、情報収集について、見なおしてみました。
なんか、色々な新しいサービスとかが出てきてるしね。
ということで、最近の情報収集の方法をまとめてみました。

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AKB48が人気者になるために使った7つの戦略

akbsenkyo.jpg
とうとうAKB48の総選挙ですね。
こういうテレビで大々的にやることが、
国民的なマス行事なのか、一部の層だけの行事なのか、
わからなくなってきている今日この頃ですが、
AKB48好きとして、はずせません。
ということで、
AKB48(およびそのグループ)が、
ここまで話題になるほどの人気者になったのは、
なんでかなぁと、戦略とかを考えてみました。

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ノマドワーキングってアリエッティワーキングだよね

スナフキンの名言集
この頃、「ノマド」という言葉に対して風当たりが
強いですよね。
その、最も大きな要因が、
スターバックスなどで、ドヤ顔でapple製品を持ち出して、
仕事をしているような雰囲気を醸し出しながらの座席の占領とか。
twitterで「ノマドワーキングしてます」的な
報告しちゃったりしてる所に反感があるらしいです。
でもね、本来のノマド(遊牧民)って
スタバなりマックなりを、渡り歩くことじゃ
無かった気がするんですけど、、。
確か、高度な知識や技能をもって、自分の需要に合わせながら、
世界を巡りながら、住んだり働く場所を変える人々。
だったと思うんですよね。(※ジャック・アタリ的に)。
言葉の使い方的に、
「(本来の)ノマド」、「ノマドワーキング」、
さらに「組織に縛られない生き方」などがごっちゃになっちゃってて、
何が良くて、何が悪くてが分からなくなっちゃってる気がします。
ということで、これらの事を再定義しながら、
ノマドとは何なのかを考えたいと思います。

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テーマの著者 Anders Norén.