2011年01月21日

googleカレンダーとToDo管理の同期


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googleカレンダーとToDo管理の同期

スケジュールとToDoは、効率的に時間を使うには絶対に欠かす事の出来ないものであります。

Googleカレンダーを基本に、ToDoにはGmailを使い、スケジュールとToDoとを同期させて、PCからもiPhoneからも確認・編集を行っているので、その方法についてです。

0003.jpg


スケジュールにはgoogleカレンダーを使う


スケジュール管理には、googleカレンダーを使っています。

ちちろん、googleカレンダーは、iPhoneと同期させています。

カレンダーの同期についてはこちらを。
複数のgoogleカレンダーとiPhoneを同期させる
CalDAVでgoogleカレンダーとiPhoneを同期させる方法


iPhoneでは、基本アプリのカレンダーを使っています。

なんだかんだで、基本のカレンダーが、さくさく動くし、見やすいのですし。

一応は、月全体の予定を俯瞰的に見るために「さいすけ」を入れているのですが、あまり使ってはいないかも、、。

0211.jpg


ToDo管理にはGmailを使う


次にToDo管理についてです。

最初はToDoアプリを使っていたのですが、
googleカレンダーとの同期とか、わざわざToDoアプリを開くのが面倒になって辞めちゃいました。

それに、ToDoって入力する時に、カレンダーやメモアプリに入力すべきで迷ったりしませんか?

そこで、考えたのが、GmailをToDoリストとしたことです。

Gmailは、メール確認のために必ず目を通すものなので、ToDoを入れておけば自然に処理出来ます。

Gmailを実質的にToDoリストとして使えば、外からのメールも、ToDoも処理すべきものを一括的にまとめる事が出来ます。

まあ、GmailをToDoとして使えば簡単なんですね。


では、具体的な方法です。

googleカレンダーの通知機能を使う


とは言っても簡単で、googleカレンダーの予定を通知機能を使って、予定時間の数時間前にGmailに送るだけです。

通知機能を使うと、googleカレンダーの予定が、一つ一つの予定として、Gmailに送られるので、Gmailには、それらの予定が実質的に一つ一つのToDoとして積みあがっていくのです。

もちろん、この通知機能は基本設定とか、個別にも設定出来るので、自由に設定させています。

例えば、ToDoにする必要が無い予定は、通知させなかったり、前もって準備が必要なToDoは数日前に通知する設定にしておいて、そこから準備を予めしておくとか、色々な方法があると思います。

設定も簡単で、

Googleカレンダーの設定画面を開きます。
0001.jpg
それぞれのカレンダーの「通知」を設定します。
0002.jpg
予定時間の数時間前に通知を送られるようにしておくと、前もってGmailに送られます。

また、個別の予定ごとにも通知設定は出来るので、予定の特徴に合わせて設定すればOKです。

スケジュールに入れられないToDoはGmailに送るだけ


大体の予定は、Googleカレンダーに入れておくのですが、予定時刻の無くてスケジュールに入れられないToDoについては、そのままGmailに送っちゃいます。

予定時間が無いもの以外でも、空き時間にやっておきたい事とか、将来的にやりたい事。

それに、ただのアイデア的なもので、後々じっくりと考えたり調べておきたいものもGmailに送っちゃいます。

まあ、アイデアやメモと同じように扱うんです。

PCからは普通にGmailで送ったり、iPhoneからはメールやFastMemoとかを使いながらね。

2011-01-10 21h38_55.gif

あとはGmailでどんどん処理


以上のようにすれば、Gmailを実質的なToDoリストとして使うことが出来ます。

さらに、私の場合、ToDoの他にも、前回説明したアイデアメモや、read it laterの情報、ニュース情報など、もちろん外部からのメールにしてもGmailに一つにまとめてます。

Gmailだけを見れば、すべての処理すべき事が詰まっているので、空き時間とかにGmailを見て、処理すべきものをどんどん処理しています

意識を、Gmailの処理だけに集中させれば良いので非常に効率的なのです。






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posted by TOKYO_SAM at 12:29 | Comment(0) | TrackBack(0) | ライフハック | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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